Журнал учета регистрации документов с грифом «коммерческая тайна»

Наличие документов в организации или на предприятии, содержащих конфиденциальную информацию о коммерческой деятельности, диктует необходимость их учета в специально предназначенном для этого журнале. Форма журнала регистрации документов с грифом "коммерческая тайна" позволяет вести учет таких документов отдельно от общей массы документов.

Если объем таких специфических документов достаточно большой, то отдельно заводятся журналы для внутренних, входящих и исходящих. Все листы в таких журналах прошиваются и нумеруются, заверяются подписью руководителя, печатью.

Журнал содержит следующие данные:

• Порядкового номера записи в журнале
• Названия документа КТ
• Даты поступления
• Наименования отправителя с указанием исходящего номера
• Номера дела, куда в последствии будет подшит документ с КТ
• Даты уничтожения документа.

При выдаче документа сотрудник, получивший его, сверяет номер на документе с записью в журнале. Документ с КТ работник должен вернуть до окончания рабочего дня, за исключением случаев, оговоренных с руководством, при которых он будет его хранить на протяжении всего срока выполнения работы. Но допустимо такое лишь при наличии должного места для сбережения документации с КТ (сейф, кодовый замок).